会社の書類が多すぎる!クラウドでの管理をいい加減に実装しろ

こんにちは、今日も元気に休日出勤しているkoupeiです。

今年社会人になって一番驚いたことがこれです。

 

圧倒的な書類の量

 

一日の仕事を終えて机の上を綺麗にして帰った後、次の日の始業前には書類が山積みになっている・・・

こんなことがほぼ毎日起こります。

koupei
ふざけんないい加減にしろ!

今日はその怒りをぶつけつつ、改善点や自分が行なっている工夫をお話ししようと思います。

 

何かにつけて書類、書類

 

今の職場は40〜50代の方が仕切っているのですが、御察しの通りこの年代の方々はとにかくPCに弱い。(そうじゃない方ももちろんいらっしゃると思いますが私の職場での話です。)

未だにwindowsXPを使っている方もいるくらいです。

つまるところ既存の働き方を変えたくないという意識が潜在的にあるのでしょう。

仕事を正式なものにする=書類化

というスタンスをどんな小さな仕事でも貫こうとします。

上司
これが正式な仕事スタイルだ!

と言わんがばかりの書類至上主義にはうんざりです。

いつもシュレッダーはフル回転、ひどい時はシュレッダーに列ができています。

koupei
なぜ改善しようと思わないのか・・・

 

クラウド化して共有すればよくないか?

 

例えばever noteやDrop boxみたいなクラウドサービスを社用のアカウントで共有して

重要度の高くない書類は全てそこで共有すればよくないですか?

今時PCを使えない人は仕事ができない人だといっても過言ではないのでアナログの方は勉強すればいいじゃないですか。

特に提出を求めるような書類に関してはとにかく紛失する事態が発生するので

書類の原本を探してまたコピーして・・・といった一連の無駄な流れがクラウド化すれば無くなりますよね。

また、急な変更があって第2版を出さなければならないといった事態にも、クラウド上のデータを少し修正すればいいだけなので手間もコストもかかりませんよね?

書類大好きな時代遅れ企業は早く情報改革をしてくださいお願いします。

 

書類だらけの会社で自分がしている工夫

 

書類多すぎてウザくてしょうがないので、自分なりに工夫していることがあります。

 

  1. 重要度の低い書類はすぐにシュレッダー
  2. それなりに必要な書類はタブレットのアプリでPDF化してdrop boxに保存しシュレッダー

 

提出を求められない限り、とにかくシュレッダーに直行させてます。

いつか必要になるかもしれない、という考えだと本当に大事な書類の管理がガサツになります。

必要か重要か即判断して、当てはまるならタブレットに入れて見れるようにします。紙媒体のものはここで即処理!これでだいぶスッキリしました。

使っているアプリはCam Scannerです。

CamScanner
CamScanner
無料
posted with アプリーチ

本当に便利なアプリですこいつは。

起動→カメラで書類を撮影→勝手にPDF化

3ステップでどんな書類もデータ化することができます。

これで煩わしい書類管理から解放されます。

一応スマホでも利用することのできるアプリですが、タブレットでの利用をオススメします。

スマホだと画面が小さくて書類を見るのが大変なので。

 

koupei
適当呟き。気軽にどぞ!

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。

このサイトはスパムを低減するために Akismet を使っています。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください